Wycofanie akcji z KDPW – kiedy wybrać rejestr akcjonariuszy?

Przejście z rejestru akcjonariuszy do systemu depozytowego KDPW jest dobrze znanym etapem przygotowań do wejścia na rynek kapitałowy. W praktyce procedurę tę przechodzi każda spółka akcyjna planująca ubiegać się o dopuszczenie lub wprowadzenie swoich akcji do obrotu.
Znacznie rzadziej mówi się jednak o sytuacji odwrotnej – wycofaniu akcji z depozytu papierów wartościowych prowadzonego przez KDPW. Tymczasem mogą wystąpić sytuacje, w których spółka rezygnuje z planów wejścia na giełdę albo dalsze utrzymywanie akcji w depozycie przestaje być uzasadnione z przyczyn ekonomicznych lub organizacyjnych – szczególnym przypadkiem może być również wydanie postanowienia o ogłoszeniu upadłości spółki.

Wówczas pojawia się pytanie, na które przepisy nie dają jednoznacznej odpowiedzi:
kiedy należy wybrać podmiot prowadzący rejestr akcjonariuszy – przed wycofaniem akcji z KDPW czy dopiero po tym wycofaniu?

Akcje muszą być zdeponowane

Zgodnie z obowiązującymi przepisami akcje spółki akcyjnej podlegają obecnie dematerializacji i funkcjonują wyłącznie w jednym z dwóch zasadniczych systemów:

– w depozycie papierów wartościowych prowadzonym przez KDPW albo
– w rejestrze akcjonariuszy prowadzonym przez uprawniony podmiot (np. dom maklerski).

Systemów tych nie można łączyć ani stosować równolegle. Wybór jednego z nich ma istotne znaczenie zarówno z perspektywy kosztów obsługi spółki, jak i stosowanych procedur korporacyjnych – najważniejszą różnicą jest odmienny tryb zwoływania walnych zgromadzeń.

Przepisy nie odpowiadają na najważniejsze pytanie

Kodeks spółek handlowych przewiduje, że walne zgromadzenie wybiera podmiot prowadzący rejestr akcjonariuszy. Przepisy nie wskazują jednak wprost, w którym momencie uchwała ta powinna zostać podjęta w sytuacji, gdy akcje spółki są wycofane z depozytu papierów wartościowych KDPW.
W praktyce możliwe są dwa rozwiązania.

Wariant pierwszy – uchwała przed wycofaniem akcji z KDPW

Pierwszym rozwiązaniem jest podjęcie uchwały o wyborze podmiotu prowadzącego rejestr akcjonariusz jeszcze w okresie, gdy akcje pozostają zapisane w depozycie KDPW.

Takie rozwiązanie zapewnia większą ciągłość organizacyjną i ogranicza ryzyko powstania okresu, w którym akcje nie są jeszcze zapisane w żadnym z dwóch ustawowych systemów ewidencji.

Z perspektywy bezpieczeństwa prawnego jest to zatem rozwiązanie bardziej zachowawcze. Spółka może z wyprzedzeniem przygotować przejście do rejestru akcjonariuszy i odpowiednio skoordynować działania związane z zakończeniem rejestracji akcji w KDPW.

Jednocześnie takie rozwiązanie może oznaczać konieczność utrzymywania relacji z KDPW do czasu zakończenia całego procesu, a tym samym ponoszenia związanych z tym kosztów i wykonywania dodatkowych czynności administracyjnych.

Wariant drugi – uchwała po wycofaniu akcji z KDPW

Drugie rozwiązanie zakłada wcześniejsze zakończenie uczestnictwa w systemie KDPW, a dopiero następnie podjęcie przez walne zgromadzenie uchwały o wyborze podmiotu prowadzącego rejestr akcjonariuszy.

Z punktu widzenia organizacyjnego i ekonomicznego rozwiązanie to może być bardziej korzystne. Pozwala bowiem szybciej zakończyć współpracę z KDPW i ograniczyć koszty związane z dalszym utrzymywaniem akcji w depozycie.

Pojawia się jednak wątpliwość dotycząca okresu przejściowego. W tym czasie akcje nie są bowiem zapisane ani w depozycie KDPW, ani w rejestrze akcjonariuszy, choć przepisy zakładają funkcjonowanie wyłącznie jednego z tych dwóch systemów. Powstaje zatem pytanie, jakie konsekwencje prawne należy wiązać z takim stanem i czy może on wpływać na skuteczność czynności podejmowanych przez spółkę w tym okresie.

Czy okres przejściowy oznacza nieważność uchwał?

W naszej ocenie sama okoliczność wystąpienia krótkiego okresu przejściowego nie przesądza o nieskuteczności później podejmowanych uchwał.

Po pierwsze, przepisy nie zawierają wyraźnego zakazu podjęcia uchwały o wyborze rejestru akcjonariuszy po wycofaniu akcji z KDPW.

Po drugie, celem takiej uchwały jest przywrócenie spółki w kodeksowe ramy i umożliwienia dalszego prawidłowego funkcjonowania spółki. Trudno zatem uznać, aby jej cel pozostawał sprzeczny z interesem spółki lub akcjonariuszy.

Po trzecie, analogiczny problem pojawił się podczas wejścia w życie przepisów o obowiązkowej dematerializacji akcji. W okresie przejściowym dokumenty akcji utraciły moc prawną, natomiast wpisy do rejestrów akcjonariuszy następowały sukcesywnie. W praktyce oznaczało to, że wiele spółek funkcjonowało przez pewien czas (lub nadal funkcjonuje) bez wpisu akcji zarówno w KDPW, jak i w rejestrze akcjonariuszy. Mimo tego spółki musiały podejmować uchwały oraz ustalać krąg akcjonariuszy w oparciu o posiadaną dokumentację.

Oczywiście nie można wykluczyć, że w przypadku zaskarżenia uchwały sąd dokonałby odmiennej oceny. Z tego względu wariant polegający na wyborze podmiotu prowadzącego rejestr akcjonariuszy dopiero po wycofaniu akcji z KDPW powinien być stosowany z uwzględnieniem konkretnego stanu faktycznego i odpowiednio zaplanowanego harmonogramu działań.

O czym należy pamiętać?

Istotnym elementem całego procesu jest sposób zwołania walnego zgromadzenia.

Po wycofaniu akcji z KDPW spółka nie stosuje już zasad właściwych dla spółek publicznych. Powraca natomiast w szczególności do obowiązku zwoływania walnego zgromadzenia poprzez ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Dlatego prawidłowe ustalenie momentu zmiany reżimu korporacyjnego ma więc istotne znaczenie dla formalnej ważności podejmowanych uchwał.

Który wariant wybrać? Praktyka pokazuje, że obie ścieżki są możliwe

Oba rozwiązania mogą być rozważane, ale różnią się poziomem ostrożności prawnej i konsekwencjami organizacyjnymi.

Nasze doświadczenie pokazuje, że zarówno wcześniejsze podjęcie uchwały o wyborze rejestru akcjonariuszy, jak i jej podjęcie już po wycofaniu akcji z KDPW mogą prowadzić do skutecznego zakończenia procesu.

Każdy przypadek wymaga jednak indywidualnej analizy. Znaczenie mają w szczególności sytuacja prawna i finansowa spółki, harmonogram wycofania akcji z KDPW oraz ryzyka korporacyjne związane z planowanymi uchwałami.

Wycofanie akcji z KDPW jest zagadnieniem zdecydowanie rzadziej spotykanym niż dematerializacja akcji w KDPW (np. w celu wejścia na rynek kapitałowy). Właśnie dlatego warto odpowiednio zaplanować całą procedurę jeszcze przed rozpoczęciem działań formalnych.

W przypadku wyboru wariantu bardziej zachowawczego uchwała o wyborze podmiotu prowadzącego rejestr akcjonariuszy może zostać podjęta jeszcze przed wycofaniem akcji z KDPW. Jeżeli natomiast względy ekonomiczne lub organizacyjne przemawiają za wcześniejszym zakończeniem rejestracji akcji w KDPW, możliwe jest rozważenie podjęcia uchwały już po tym etapie – przy odpowiednim zaplanowaniu okresu przejściowego i czynności korporacyjnych.

Autor: adwokat Kinga Skonieczna, aplikant adwokacki Bartłomiej Olejnik